Asiakkaan lasku on edelleen maksamatta. Syynä voi olla monikin asia, monesti lasku on vain unohtunut.
Koska voit lähettää maksumuistutuksen? Mitä pitäisi ottaa huomioon maksuhuomautuksien sisällöstä? Onko maksumuistutuksen tekstiin jotain ohjeita.
Lue alta vinkkimme, jotta kassavirtasi ei tyrehdy!
Koska lähettää maksumuistutus?
Maksumuistutuksen lähettämisen ajankohtaan liittyy muutama huomioitava asia. Ensinnäkin, varmistathan, että olet lähettänyt alkuperäisen laskun. Laskun lähettäminen seurantatiedoilla on tähän erinomainen tapa. Voit tällöin seurata onko asiakas vastaanottanut mobiili-, sähköposti- tai verkkolaskun ja näet myös päivämäärän.
Toinen asia littyy eräpäivään. Jotkin yritykset lähettävät ns. friendly reminderin, eli ystävällisen muistutuksen juuri ennen eräpäivää. Tämän muistutuksen tarkoituksena on siis tosiaan muistuttaa siitä, että eräpäivä on lähestymässä. Tapa ei tosin vielä ole kovin yleinen Suomessa.
Tavallisempaa meillä Suomen leveysasteilla on se, että muistutus lähetetään laskun jälkeen. Kun eräpäivä on ylittynyt, voit lähettää ensimmäisen maksumuistutuksen. Yrityksille voit lähettää maksumuistutuksen kohtuullisen ajan kuluttua eräpäivän jälkeen, eli heti kun voit olla suhteellisen varma, että laskua ei ole maksettu.
Riippumatta siitä lähetätkö maksumuistutuksen yritykselle tai kuluttaja-asiakkaalle, muista noudattaa hyviä perintätapoja!
Jos lisäät kuluttaja-asiakkaan maksumuistutukseen perintäkuluja, muista laki saatavien perinnästä. Perintäkuluja saa nimittäin vaatia vain, jos eräpäivästä on ennen maksumuistutuksen lähettämistä kulunut vähintään 14 päivää. Tällöinkin perintäkulut saavat olla enintään 5 euroa. Toisen maksullisen muistutuksen voit lähettää sen jälkeen, kun ensimmäisestä muistutuksesta on kulunut vähintään 14 päivää.
Jos olet määritellyt laskullesi viivästyskoron, sitä alkaa kertyä heti eräpäivän jälkeen. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan ja sekin riippuu siitä onko kyseessä kuluttaja- vai yritysasiakas. Korkolakiin voit tutustua tarkemmin täällä.
Huom! Perintälain muutos tuli voimaan 1.5.2022. Lain mukaan yritysperinnässä maksumuistutuskuluja voidaan vaatia enintään 10 euroa. Perintätoimien välinen aika on yritysperinnässä pidentynyt myös 10 päivään. Lisätietoa: https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990513 sekä Finvoicerin blogikirjoitus Neljä asiaa, jotka on hyvä tietää perintälain muutoksesta.
Maksumuistutuksen sisältö
Maksumuistutuksessa pitää tietysti olla sisältöä, sillä pelkästään samaa laskua ei kannata lähettää kahta kertaa peräkkäin.
Varmista, että maksumuistuksesta löytyvät selvästi nämä tiedot:
- Teksti maksumuistutus tai maksukehotus
- Yrityksesi nimi ja yhteystiedot
- Asiakkaan yhteystiedot
- Saatavan peruste eli esim. alkuperäisen laskun numero ja tiedot
- Mahdollinen viivästykorko ja perintäkulu
- Maksuohjeet
Yksi hyvä keino on käyttää laskutusohjelman valmista maksukehotus-toimintoa. Näin laskuun tulostuu yleensä automaattisesti kaikki alkuperäisen laskun tiedot, mahdollinen viivästysmaksu sekä tilisiirto suoritusta varten.
Maksukehotuksen tekstiin kannattaa kiinnittää huomiota, koska haluat varmasti antaa hyvän kuvan yrityksestäsi. Viestin täytyy olla selvä, mutta kohtelias. Mieti myös mikä voisi nopeuttaa suorituksen kirjausta. Joskus voi olla tarpeen muistuttaa tässä yhteydessä esimerkiksi viitenumeron tai laskunumeron lisäämisestä maksuun.
Maksumuistutuksen malliteksti
Tekstinä voisi esimerkiksi olla:
”Huomautamme kohteliaimmin, että kirjanpitomme mukaan emme ole saaneet suoritusta tähän päivään mennessä oheiseen laskuumme. Laskua koskevat huomautukset pyydämme lähettämään sähköpostitse osoitteeseen _______, muistakaa mainita laskunumero.”
Maksukehotusten lähettäminen
Maksukehotuksen voit lähettää monella tavalla. Voit muistuttaa laskusta tekstiviestillä, sähköpostilla tai ihan kirjeenä.
Maksukehotusten lähettäminen HelpostiLaskusta on nopeaa ja helppoa. Jos olet lähettänyt alkuperäisen laskun sähköpostilla, kannattaa ehkä muistutuskin lähettää samalla tavalla. Muistutus on näin nopeasti perillä ja asiakkaasi voi maksaa erääntyneen laskun.
HelpostiLaskun tukisivulta löytyy ohjeet myös maksukehotuksen lähettämiseen. Ohjeeseen pääset tästä linkistä.
Jos käytössäsi ei vielä ole HelpostiLaskun pilvipalvelua, voit tutustua siihen ilmaiseksi 30 päivän ajan täällä: https://helpostilasku.fi/aloita.
Tervetuloa blogiimme! 