Laskumapit ovat taas täynnä, voisiko osan laskuista heittää jo paperinkeräykseen? Vai onko laskuilla joku säilytysaika? Jos on, niin kuinka kauan laskuja täytyy säilyttää?
Laskujen säilytysaikaa ei voi itse päättää, vaan laskujen säilytysaika määritellään kirjanpitolaissa. Jos et ehdi perehtymään koko kirjanpitolakiin, kokosimme laskuihin liittyviä muistettavia asioita tähän kirjoitukseen.
Kirjanpitolain mukaan laskuja on siis säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Mitä laskuja täytyy säilyttää?
Kirjanpitolaissa mainittu laskujen säilytys koskee yrityksen kaikkia laskuja, niin myynti- kuin ostolaskujakin.
Jos myyntilaskussa itsessään ei ole selvästi nähtävillä laskun erittelyä, tulee säilyttää myös myyntilaskun lähetteet. Näiden lisäksi säilytettävään aineistoon kuuluu mm. myyntiraportit.
Miten ja missä laskuja kannattaa säilyttää?
Kirjanpitolaki määrää laskujen säilytyksestä, että tositteet on säilytettävä huolellisesti, niin että tilintarkastaja tai muu viranomainen voi tarvittaessa tarkastella laskuja Suomesta käsin ilman tarpeetonta viivettä. Huolellinen säilytys ei tarkoita sitä, että jokaisesta laskusta täytyy olla paperiversio mapissa.
Käytännössä laskut kannattaakin säilyttää esimerkiksi ns. pilvipalvelussa. Tällöin tietoja ei siis tallenneta itse omalle tietokoneelle tai vaikkapa muistitikulle, vaan tiedot talletetaan valitsemaasi internetissä toimivaan ohjelmaan.
Pilvipalvelussa tietojen säilytys on käytännössä siis ulkoistettu ammattilaisille. Tiedot ovat koska vain turvallisesti saatavillasi, vaikka tietokoneesi rikkoutuisi tai vaihtuisi.
Esimerkiksi HelpostiLaskussa on myös mahdollista tilata veloituksetta tunnukset kirjanpitäjällesi. Näin kirjanpitäjä voi itse noutaa tarvitsemansa raportit laskutusohjelmastasi.
Laskujen ja raporttien säilytys HelpostiLaskussa
HelpostiLaskussa tekemäsi laskut ja tarvittavat raportit säilyvät turvallisessa pilvipalvelussa. Jos sinun on tarpeen hakea jotakin vanhempaa laskua, voit tehdä sen vaikka älypuhelimellasi. Avaa vain internet-selain ja kirjaudu HelpostiLaskuun. Tiettyä laskua voit hakea vaikkapa päivämäärällä, asiakkaan nimellä tai laskun loppusummalla.
Jos käytössäsi on ostolaskujen vastaanotto, myös verkkolaskuina saapuneet ostolaskut säilyvät ohjelmassasi. Näitäkään verkkolaskuja ei siis ole tarpeen tulostaa laisinkaan. Helppoa!
Älä siis täytä turhaan enempää mappeja, vaan siirry pilvipalvelun käyttäjäksi!
Voit testata HelpostiLaskun pilvipalvelua ilmaiseksi 30 päivää tilaamalla koekäytön täältä: https://helpostilasku.fi/aloita.
Sinua voisi myös kiinnostaa:
Laskutusohjelma omalle koneelle? 5 syytä siirtyä sittenkin pilvipalveluun
Asiakastarina – Ajoneuvoverhoilu Stailaaja Oy
Tervetuloa blogiimme! 