Useimpien korviin on vuoden mittaan kantautunut harmillisia uutisia tietomurroista. Asiakastietoja on päätynyt hakkereiden käsiin ja yrityksiä on varoiteltu toimitusjohtajahuijauksista ja valelaskuista. Lue alta 5 helppoa tietoturvavinkkiä, jotka kannattaa sinunkin yrityksessäsi ottaa saman tien käyttöön!
Virustorjunta ja tietokoneen päivitykset ajan tasalle
Muistathan pitää tietokoneesi virustorjunnan ja päivitykset ajan tasalla. Kun otat tietokoneellesi käyttöön automaattiset päivitykset, sinun ei tarvitse erikseen huolehtia päivityksistä. Näihin päivityksiin kuuluu usein tietokoneen tai tietokoneohjelman suojaukseen liittyviä korjauksia, eli päivitysten suhteen ei kannata viivytellä.
Jos et ole varma onko tietokoneesi suojaus kunnossa ota yhteyttä omaan IT-tukeesi tai hae internetin hakupalveluiden avulla paikallinen yritys, jolta voit hankkia IT-tukipalveluita.
Kaksivaiheinen tunnistautuminen
Monissa verkossa toimivissa ohjelmissa, niin myös HelpostiLaskun pilvipalvelussa, on käytössä monivaiheinen tunnistautuminen. Mitä se sitten tarkoittaa? Monivaiheinen tunnistautuminen tarkoittaa sitä, että käyttäjätunnuksen ja salasanan lisäksi tarvitset jonkin muun tunnistustavan palvelun tai ohjelman käyttöön. Esimerkkinä se, että kirjaudut HelpostiLaskuusi omalla käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi ja sen lisäksi puhelimessasi on sovellus, josta saat kirjautumisessa tarvittavan vaihtuvan numeron. Vaikka joku saisikin käsiksi käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, hän ei pääse kirjautumaan ohjelmaan ilman numerokoodia, jonka näet puhelimessasi olevasta sovelluksesta.
HelpostiLaskussa kaksivaiheinen tunnistautuminen ei ole käytössä automaattisesti, mutta suosittelemme vahvasti sen käyttöönottoa. Kaksivaiheisen tunnistautumisen saat helposti käyttöön pilvipalvelustasi välilehdeltä Kaikki toiminnot / Käyttäjätili / Kaksivaiheinen tunnistautuminen. Ohjeet tähän löydät myös tukisivultamme artikkelista: Kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttäjätilille.
Salasanojen hallintaohjelma
Kun siirryt HelpostiLaskun pilvipalvelun käyttäjäksi saat käyttäjätunnuksen ja salasanan asiakaspalvelustamme. Vaihda saamasi salasana ensimmäisellä kerralla, kun kirjaudut HelpostiLaskuun! HelpostiLaskusi salasanassa on oltava sekä pieniä että isoja kirjaimia ja sen pituuden oltava vähintään kahdeksan merkkiä. Turvalliseen salasanaan löydät apua esimerkiksi Kyberturvallisuuskeskuksen kirjoituksesta Pidempi parempi – Näin teet hyvän salasanan.
Älä käytä salasanana samaa salasanaa, joka on käytössäsi jossain toisessa ohjelmassa. Ohjeet salasanan vaihtamiseen HelpostiLaskussa löydät tukisivumme artikkelista Salasanan vaihtaminen.
Salasanoja tarvitaan nykyään niin moneen paikkaan, että tuskin kukaan muistaa kaikkia tarvitsemiaan salasanoja ulkoa. Salasanojen säilytykseen on onneksi olemassa erilaisia hyviä ja helppokäyttöisiä hallintaohjelmia. Alla linkit kahteen suosittuun ohjelmaan, joissa voit säilyttää salasanojasi
Rajoita oikeuksia ja säilytä vain tarpeelliset tiedot
On hyvä muistaa, että kaikilla yrityksen työntekijöillä ei ole tarvetta päästä käsiksi kaikkiin tietoihin. HelpositLaskun pilvipalvelussa käyttöoikeuksia voi rajata esimerkiksi niin, että työntekijä voi lisätä laskulle tekemiään työtunteja tai tarvikkeita, mutta varsinainen laskun tekeminen ei onnistu. Kerromme mielellämme tästä lisää, jos asia kiinnostaa!
Huomioi myös, että, kun käytössäsi on vaikkapa asiakasrekisteri, täytyy yrityksesi noudattaa henkilötietoihin liittyviä tietosuojaperiaatteita. Näihin sisältyvät muun muassa se, että rekisterillä on ylläpitäjä, rekisteriä ylläpidetään säännöllisesti ja siellä säilytetään vain sellaisia tietoja asiakkaista, jotka ovat tarpeellisia. Varmuuden vuoksi et voi antaa kollegallesi tai työntekijällesi pääsyä esim. asiakasrekistereihin tai muihin arkaluonteisiin tietoihin.
Lähetä laskut verkkolaskuna
Verkkolaskutus on turvallista, edullista ja nopeaa, joten verkkolaskutus on paras keino laskuttaa asiakkaitasi. Verkkolaskujen väärentäminen on lähes mahdotonta, joten sinun ei tarvitse murehtia siitä, että joku väärä henkilö pääsee laskuihisi käsiksi. Verkkolaskut menevät suoraan perille asiakkaallesi. Lisätietoja verkkolaskutuksen hyödyllisyydestä löydät kirjoituksestamme Yrittäjä – mitä hyötyä verkkolaskutuksesta on sinulle?.
Jos käytössäsi ei vielä ole verkkolaskutusmahdollisuutta, ota yhteyttä asiakaspalveluumme ja korjataan asia!
Suosittelemme tutustumaan myös:
Tervetuloa blogiimme! 