Tampereen Urheilusukeltajat ry, TaUrsu, on perustettu jo vuonna 1972, eli se on yksi Suomen vanhimmista sukellusseuroista. TaUrsu tarjoaa sukellukseen liittyvää mukavaa toimintaa kaikille halukkaille, ihan pienimmistä ”norpista” lähtien. Laitesukelluksen lisäksi seuran puitteissa voi harrastaa mm. uppopalloa ja räpyläuintia.
TaUrsun kaasuringin rahastonhoitaja Tapani Höök kertoi meille hieman enemmän tästä suositusta harrastuksesta sekä siitä, miten yhdistyksen laskutus hoidetaan ja kuinka hyvä laskutusohjelma auttaa keskittymään tärkeämpiin asioihin yhdistyksen toiminnassa. Lue alta lisää!
Miksi yhdistys tarvitsee laskutusohjelmaa?
Seuratoiminnan ytimeen kuuluu Tapanin mukaan laitteiden ja kaasujen tarjoaminen seuran jäsenille, jotta tästä suositusta harrastuksesta voi nauttia laadukkaasti ja turvallisesti. Seoskaasujen ansiosta virkistyssukeltajat voivat nauttia värikkäästä vedenalaisesta elämästä pidempään kuin pelkkää paineilmaa käytettäessä.
Tekniikkasukeltajille seoskaasut antavat lisäksi mahdollisuuden sukeltaa syvemmälle. TaUrsun jäsenillä, joilla on koulutus nitroksin eli happirikastetun ilman käyttöön, on mahdollista ostaa seuralta tätä yleisintä seoskaasua. Lisäksi tekniikkasukeltajat käyttävät heliumia ja argonia. Täytöt tekee erillinen täyttökoulutuksen saanut täyttöryhmä.
Kaasujen käytöstä ja laitteiden kulumisen kattavista käyttömaksuista koostuvat laskut laskutetaan yhdistyksen jäseniltä säännöllisesti. Kerralla seoskaasulaskuja tehdään yleensä n. 50 kpl, eli laskuihin voisi käsipelillä tehtäessä tuhraantua paljonkin aikaa. Yhdistyksen laskutusohjelmana on onneksi ollut HelpostiLaskun aikaa säästävä pilvipalvelu jo useamman vuoden ajan. Aina ei kuitenkaan laskuja ole tehty näin helposti. Miten yhdistyksen laskut siis tehtiin ennen ja miksi TaUrsu päätyi HelpostiLaskuun?
Yhdistyksen laskutus ennen ja nyt
Ennen laskutusohjelman käyttöönottoa yhdistys teki seoskaasujen täyttöä koskevat laskut samaan tapaan kuin moni muukin yhdistys aiemmin. Täytöt kerättiin excel-taulukkoon, josta näkyivät kaikkien jäsenten nimet sekä summat. Taulukko lähetettiin sitten kaikkine tietoineen sähköpostilla jäsenille. Saatuaan sähköpostin jäsenet hakivat oman nimensä ja summan ja maksoivat oman osuutensa seuran tilille.
Tähän manuaaliseen työhön haluttiin helpotusta ja samalla haluttiin huolehtia jäsenrekisterin tietosuojasta, eli laittaa GDPR-asiat kuntoon. HelpostiLasku toi ratkaisun tähän asiaan. Laskutusohjelmaan oli helppo tehdä tietosuojaehdot täyttävä asiakasrekisteri kaikista ns. kaasurinkiin kuuluvista ja kullekin jäsenelle voitiin nyt lähettää omat laskut helposti sähköpostilla.
Vinkkejä laskujen tekoon yhdistyksille
Koska yhdistyksen kaasulaskuja lähetetään kerralla aina n. 50 kpl, laskujen lähettämisessä yksi kerrallaan eri sähköposteihin kuluisi ihan liikaa aikaa ja vaivaa. Sen takia kaasulaskut lähetetäänkin helposti käyttämällä laskujen massalähetystä. Sähköpostilaskujen seurantatietojen avulla puolestaan pysytään ajan tasalla siitä, että laskut ovat menneet perille. Joukkolaskutoiminnon avulla jokaiselle jäsenelle voidaan puolestaan tarvittaessa luoda parilla klikkauksella luoda samanlainen lasku. Näin esimerkiksi jäsenmaksut on todella helppo laskuttaa.
HelpostiLaskun raporteista on myös ollut seuralle paljon hyötyä. Esimerkkitapauksena Tapani mainitsee kaasutoimittajan vaihtumisen. Oli tärkeää saada selville kuinka paljon kaasua on laskutettu ennen uuden toimittajan valitsemista. Koronan takia vuosi 2020 oli tavallista hiljaisempi myös kaasunkulutuksen suhteen. Raporteista oli kuitenkin vaivatonta tarkistaa laskutetun kaasun määrä vuodelta 2019. Kun tarkka kulutus on tiedossa, on helpompaa vertailla uusia toimittajia keskenään.
Yhdistyksen laskutukseen kuluvaa aikaa lyhentää Tapanin mukaan huomattavasti myös suoritusten seuranta viitesuoritusten avulla. Viitesuoritusten avulla on helppo saada selville kuka on maksanut laskunsa. Koska viitenumerokaavaa pystyy muokkaamaan itse, on viitenumeron perusteella helppo etsiä seuran muiden rahasuoritusten seasta kaasulaskujen maksut.
Tutustu tarkemmin!
Jos haluat lisätietoa Tampereen Urheilusukeltajien toiminnasta, löydät paljon kiinnostavaa tietoa mm. koulutuksista ja sukelluskokeiluista seuran verkkosivulta, https://www.taursu.fi/.
Kaipaako yhdistyksesi tai seurasi helppoa verkossa toimivaa laskutusohjelmaa? Ota koekäyttöön HelpostiLasku 30 päiväksi ja testaa kuinka helppoa laskujen tekeminen voi olla!
Voit myös ottaa suoraan yhteyttä HelpostiLaskun myyntiin ja kysyä lisätietoa tarjouksestamme yhdistyksille. Meidät tavoittaa arkisin klo 9-15 puhelimitse numerosta 09 425 50565 tai voit jättää meille viestin sähköpostiimme, myynti@helpostilasku.com, tai Facebookiin, https://fi-fi.facebook.com/helpostilasku.fi/.
Tervetuloa blogiimme! 