Verkkolaskutus on kätevä tapa lähettää laskuja, mutta se voi herättää myös joitakin kysymyksiä. Olemme keränneet tähän artikkeliin usein kysyttyjä kysymyksiä verkkolaskuista. Saat vastauksen kysymyksiin:
- Mitä tarkoittaa verkkolasku?
- Onko verkkolasku sama kuin e-lasku?
- Mitä verkkolaskujen lähettäminen edellyttää?
- Kuinka tehdä verkkolasku?
- Kuinka lähettää verkkolasku?
- Miksi verkkolasku ei mene perille?
Mitä tarkoittaa verkkolasku?
Verkkolasku on sähköisesti lähetettävä lasku, joka täyttää tietyt standardit. Sähköpostitse lähetetty lasku ei ole verkkolasku. Verkkolaskun lähettämiseen tarvitset verkkolaskun välittämissopimuksen. Sopimuksen voi tehdä HelpostiLaskun tai jonkun muun verkkolaskuoperaattorin kautta.
Verkkolasku on turvallinen ja helppo tapa saada lasku nopeasti oikealle asiakkaalle.
Onko verkkolasku sama kuin e-lasku?
Verkkolaskuilla tarkoitetaan yritysten välisiä laskuja, jotka liikkuvat täysin sähköisesti järjestelmien välillä, esim. lähettäjän laskutusohjelmasta vastaanottajan laskutusohjelmaan. Verkkolaskuilla on tietyt standardit, jotka täytyy täyttää, jotta laskut menevät perille.
E-laskuista puhutaan monesti silloin kun lähetetään laskuja kuluttajille. Kyseessä ei siis ole sama asia kuin verkkolasku. E-laskuja voi tilata myös verkkopankin kautta itselleen. Jos yrityksesi haluaa lähettää e-laskuja kuluttaja-asiakkaalle, kannattaa kysyä laskutusohjelman tarjoajalta, esim. HelpostiLasku asiakaspalvelusta, mitä toimenpiteitä mahdollisesti vaaditaan.
Mitä verkkolaskujen lähettäminen edellyttää?
Tarvitset verkkolaskuja varten asiakkaastasi kaksi tietoa: verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen. Verkkolaskuosoite sähköisessä laskussa toimii kuin postiosoite paperilaskussa. Osoite on yleensä sarja pelkkiä numeroita. Numerosarjan avulla sähköinen lasku löytää oikeaan paikkaan saman tien kun lähetät laskun.
Asiakkaan verkkolaskuosoitteen lisäksi sinun täytyy varmistaa, että oma laskutusohjelmasi tukee verkkolaskujen lähettämistä ja tehdä mahdollisesti myös sopimus oman laskutusoperaattorisi kanssa. Ensin kannattaa ottaa yhteyttä laskutusohjelmasi tarjoajaan, sillä verkkolaskutukseen siirtyminen saattaa sujua helpommin kuin luuletkaan. Esimerkiksi HelpostiLaskun käyttäjien ei tarvitse tehdä erillistä sopimusta operaattorin kanssa.
Kuinka tehdä verkkolasku?
Verkkolasku on helppo tehdä laskutusohjelmalla. Verkkolaskujen lähettäminen sujuu suurin piirtein samaan tapaan kaikilla laskutusohjelmilla. Jos käytössäsi on HelpostiLasku, avaa jokin jo aiemmin luotu lasku, tai tee ihan uusi lasku. Lasku tehdään siis ihan normaaliin tapaan, eli syötä tarvittavat tiedot, kuten asiakastiedot, tuotteet ja määrät. Lähetysvaiheessa voit sitten päättää lähetätkö laskun verkkolaskuna vai jollain muulla tapaa.
Kuinka lähettää verkkolasku?
Varmista, että tiedossasi on asiakkaan verkkolaskutiedot. Voit kysyä verkkolaskuosoitetta suoraan asiakkaaltasi tai osoitteesta verkkolaskuosoite.fi. Lisää verkkolaskuosoite asiakkaan tietoihin siihen varattuun kohtaan ja varmista samalla, että muutkin asiakkaan tiedot, kuten postiosoite ja y-tunnus, on täytetty. Valitse sen jälkeen tekemäsi lasku ja lähetä lasku, esim. HelpostiLaskussa klikkaa Lähetä / Verkkolasku.
Miksi verkkolasku ei mene perille?
Jos verkkolasku ei mene perille, on yleensä syynä kirjoitusvirhe tai tietojen puuttuminen. Varmista siis, että verkkolaskuosoite ja operaattori ovat oikein. Tarkista myös asiakkaan tiedot. Monesti esimerkiksi asiakkaan y-tunnus puuttuu tai on virheellinen. Varmista myös, että viite-kentässä ei ole yli 35 merkkiä pitkää tekstiä. Huomioi myös, että julkishallinnolle lähetettävän verkkolaskun tyyppi on erilainen kuin muille yrityksille.
Jos ongelma ei ratkea, ota yhteyttä laskutusohjelmasi tukeen. HelpostiLaskun asiakaspalvelu auttaa mielellään arkisin klo 9-15.
Testaa ilmaiseksi HelpostiLaskua 30 päivää – ei sitoumuksia!
Haluaisitko tietää enemmän HelpostiLaskusta? Varaa tästä esittelyaika, niin soitamme sinulle!
Tervetuloa blogiimme! 