Laskujen tekemisen ja lähettämisen voi hoitaa kokonaan itse, mutta sen sähköistäminen vähentää työmäärää sekä auttaa yrityksen talouden hallinnassa. Tämän takia hyvä laskutusohjelma onkin tärkeä työkalu pienyrittäjälle. Tässä artikkelissa kerromme, mitä hyötyjä laskutusohjelmasta on ja miksi sen käyttöönottoa kannattaa miettiä.
Laskutusohjelman hyödyt
- Ajan säästäminen
Kun saat laskutusohjelmasta valmiin laskupohjan säästät omaa aikaasi. Laskutusohjelmat voivat myös hoitaa asioita automaatiolla, kuten esimerkiksi viitenumerot, näin näistä ei tarvitse itse huolehtia. Aika on yrittäjälle arvokasta, joten aputyökalujen arvoa ei kannata väheksyä.
Säästät huomattavasti aikaa myös laskutusohjelmasta löytyvillä asiakas- ja tuoterekistereillä. Kun ajantasaiset asiakas- ja tuotetiedot löytyvät laskulle parilla klikkauksella, on laskun tekeminen helppoa ja nopeaa.
- Ammattimaisuus
Esimerkiksi word-laskutuspohja ei anna yrityksestäsi kovin ammattimaista kuvaa. Itse tehdyllä laskulla et myöskään pysty laittamaan laskuun viivakoodia tai hyödyntää verkkolaskumahdollisuutta. Nämä taas voivat olla asiakkaan maksukokemuksen kannalta tärkeitä. Laskutus kannattaa miettiä osana yrityksesi markkinointia ja siksi tehdä se ammattimaisesti ja uskottavasti.
Ammattimaisuuteen liittyy myös oman yrityksesi sekä asiakasrekisterin tietosuojaan liittyvät seikat. Kun laskutustiedot sekä asiakasrekisteri on tallennettuna turvalliseen pilvipalveluun, joka myös varmuuskopioidaan säännöllisesti, kaikki tietosi säilyvät turvassa, mutta helposti saatavillasi.
- Virheiden minimointi
Laskutusohjelma varmistaa, että olet laittanut laskuun kaikki tarvittavat tiedot. Näin virheiden tapahtuminen vähenee.
Arvonlisäverolaki määrittelee laskun pakolliset tiedot. Näihin kuuluvat mm. laskun päivämäärä, juokseva tunniste sekä arvonlisäverotunniste. Laskutusohjelman avulla nämäkin tiedot ovat laskussa kunnossa!
- Varmuutta yrityksen talouteen
Hyvä laskutusohjelma toimii myös hyödyllisenä yrityksen talouden hallinnan työkaluna. Laskutusohjelman avulla pääset esimerkiksi seuraamaan laskun maksun etenemistä, niin tiedät milloin rahat tulevat ja pystyt maksuja myös tarvittaessa perimään.
Yhteistyö kirjanpitäjänkin kanssa on sujuvampaa, jos hän pystyy suoraan näkemään tarvittavat tiedot yrityksesi laskutusohjelmasta.
Laskutusohjelman lisäominaisuudet
Laskutusohjelmaa valitessa kannattaa miettiä, millaisia ominaisuuksia itse tarvitsee ja tutustua siihen mitä eri laskutusohjelmat tarjoavat. Laskutusohjelman tulisi vastata yrityksesi tarpeisiin. Jos esimerkiksi sinulla on yritys-, tai julkisen puolen asiakkaita, on silloin verkkolaskumahdollisuus yleensä välttämätön. Kun lähetettyjen laskujen määrä kasvaa, kannattaa myös kiinnittää erityishuomiota maksun seuraamisen mahdollisuuksiin ja siihen, miten laskut ovat liittettävissä kirjanpitoon. Karkeasti voikin ajatella, että pienellä yritystoiminnalla pääsee perusominaisuuksilla alkuun, ja toiminnan laajetessa kannattaa tutustua lisätyökaluihin, jotka voivat auttaa talouden hallinnassa lisää.
Milloin laskutusohjelma kannattaa ottaa käyttöön?
Laskutusohjelmien hyötyjen takia sen voi ajatella yrittäjän perustyökaluksi, joka kannattaa hankkia heti yritystä perustaessa. Toki jos lähetät pari laskua vuodessa, saatat pärjätä tekemällä ne itse. Heti, kun laskujen lähettämisestä tulee yhtään säännöllistä, kannattaa ottaa laskutusohjelma käyttöön. Laskutusohjelmat ovat enimmäkseen edullisia eli pienellä investoinnilla saa jo arvokasta apua yrityksen pyörittämiseen.
HelpostiLasku helpottaa yrittäjän arkea
Kotimainen HelpostiLasku on pilvipalveluna toimiva laskutusohjelma, joka on suunniteltu yrittäjien tarpeet huomioiden. Sen takia HelpostiLaskua voikin käyttää missä vain. Voit lähettää laskut saman tien asiakkaalta lähtiessä kännykälläsi tai tehdä tilauksia tai tarjouksia suoraan työmaalta. Valikoimasta löydät kolme eri tasoa erilaisille yrityksille. Jos yrityksesi on vasta perustettu ja pärjää esimerkiksi sähköpostitse lähetettävillä laskuilla, on järkevin vaihtoehto ottaa käyttöön S-taso, vain 5 eurolla kuukaudessa.
Kun toiminta kasvaa ja huomaat, että toimintaasi helpottaisi myyntireskontran ominaisuudet tai kenties verkkolaskumahdollisuus, voit siirtyä M-tasolle. Tai jos varasto- tai sopimuslaskuominaisuudet olisivat hyödyllisiä yrityksellesi, testaa L-tason hyödyllisiä ja monipuolisia toimintoja! ilona.worksin kautta saat 2 kuukauden alennuksen HelpostiLasku-tilauksestasi, eli ota etu käyttöön!
Vieraskynäartikkeli. ilona.works on verkkokauppa, jonka kautta voi perustaa yrityksen digitaalisesti sekä verrata ja ostaa yrittämisen palvelut mm. kirjanpidosta maksupäätteisiin – ajasta ja paikasta riippumatta. Yhtiö on täysin suomalaisessa omistuksessa sekä saanut arvostetun Avainlippu-merkin. www.ilona.works
Tervetuloa blogiimme! 